CICLO DE VIDA DE LA BASE DE DATOS

NORMALIZACION DE BASE DE DATOS

Al importar datos, a veces los datos de origen no se dividen adecuadamente en tablas relacionadas. Para beneficiarse al máximo de Access, los datos se tienen que normalizar – separarse en diferentes tablas, cada una de ellas sobre un aspecto, que estén relacionados por fragmentos clave de información. El analizador de tablas puede ayudarle con esta tarea crítica: en la cinta de opciones, haga clic en Herramientas de base de datos, y en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla. Se iniciará un asistente, que le guiará por el proceso.

1. tabla original

2. tablas creadas por el analizador de tablas

3. consulta creada por el analizador de tablas

4. lista de búsqueda de

Si su Base de datos de Microsoft Access tiene una tabla que contiene información de repetición en uno o más campos, use el analizador de tablas para dividir los datos en tablas relacionadas de manera que pueda almacenar datos con mayor seguridad y eficacia. Este proceso se denomina normalización.

El analizador de tablas divide una tabla que contiene información de repetición en tablas independientes en las que cada tipo de información se almacena solo una vez. Esto hace que la base de datos sea más eficaz y sencilla de actualizar, y reduce su tamaño. Una vez que el asistente divide los datos, todavía puede ver y trabajar con los datos en un lugar haciendo que el asistente cree una consulta.

Puede usar la consulta para actualizar datos desde más de una tabla al mismo tiempo. La consulta también ofrece otras características para ahorrar tiempo con el fin de aumentar la precisión de los datos.

• Si cambia un campo que se repite en la consulta, todos los registros con dicho valor se actualizan automáticamente porque realmente solo está actualizando un campo en la tabla subyacente de la consulta.
• Desde las nuevas tablas, la consulta hereda los campos de búsqueda, lo que le permite cambiar los valores de campo eligiendo valores en una lista en lugar de tener que escribir un valor correctamente. La lista de búsqueda busca valores desde la tabla subyacente. Cuando el mismo valor se aplica a más de un registro, puede asegurar la precisión y coherencia eligiendo el valor en la lista cada vez.
• Formularios e informes que estaban basados en la tabla original automáticamente dependerá la consulta ahora, pues el asistente asigna el nombre de la tabla original a la consulta y cambia el nombre de la tabla.
• Los informes y los formularios existentes basados en la consulta heredarán actualizaciones de campo automáticas. Los nuevos formularios e informes heredarán listas de búsqueda.

INFORME CON ASISTENTE

¿Cómo usar el Asistente de informes?

Selecciona la pestaña Crear y busca el grupo Informes. Allí, haz clic en el comando Asistente para informes. Se abrirá un cuadro de diálogo. Allí haz lo siguiente:

Paso 1: Selecciona los campos a incluir en el informe

Paso 1:

Haz clic en la flecha desplegable ubicada en el campo Tablas / Consultas y allí selecciona el archivo que vas a incluir en el informe.

Paso 2:

Selecciona un campo de la lista de la izquierda y haz clic en la flecha hacia la derecha  para añadirlo al informe.

Paso 3:

Puedes agregar campos de más de una tabla o consulta, repitiendo los pasos anteriores. Una vez que hayas añadido los campos que desees, haz clic en Siguiente.

Paso 2: Organizar el Informe

El Asistente para informes te brinda opciones para que elijas la apariencia y la organización de tus datos. Puedes ponerlos en grupo, así como organizar los campos en varios niveles (en esquema o lista con viñetas)

Paso 1:

Selecciona alguna de las opciones de la lista desplegable para obtener una vista previa.

Paso 2:

Haz clic en Siguiente cuando estés satisfecho con la organización básica de sus datos. 

Paso 3:

Si no estás satisfecho con la forma en que se organizaron tus datos, puedes modificar los niveles de agrupación así:

• Selecciona un campo de la lista y haz clic en la flecha hacia la derecha  para agregarlo como un nuevo nivel.

• Si es necesario, modifica el orden de los campos agrupados. Para ello, selecciona un campo y pulsa el botón hacia arriba o abajo para mover hacia el nivel.

Paso 4:

Haz clic en Siguiente cuando estés satisfecho con la organización.

Paso 3: Ordenar los datos de informe

Paso 1:

Haz clic en la flecha desplegable de la parte superior y selecciona el nombre del primer campo que deseas ordenar.

Paso 2:

Haz clic en el botón de la derecha para cambiar el tipo de orden ascendente o descendente .

Paso 3:

Agrega campos adicionales. Puedes clasificar hasta cuatro. Aparecerán de arriba a abajo, lo que significa que el campo en la parte superior de la lista será tu clase principal.

Paso 4:

Cuando estés satisfecho con la forma en que sus datos están ordenados, haz clic en Siguiente.

Dependiendo de la agrupación que hayas elegido para tus datos, tus opciones de clasificación pueden ser limitadas.

Paso 4: Selecciona un diseño y Título

Paso 1:

Haz clic en las distintas opciones de diseño para acceder a una vista previa, a continuación, selecciona una para utilizar en tu informe.

Paso 2:

Selecciona la distribución y la orientación pulsando sobre las casillas correspondientes.

Paso 3:

Una vez satisfecho con tu diseño de informe, haz clic en Siguiente. Luego, coloca el cursor en el cuadro de texto y escribe el título que deseas para tu informe.

Paso 5:

Selecciona si deseas obtener una vista previa  del informe o modificar su diseño. A continuación haz clic en Finalizar.

PARTES DEL INFORME

• Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

• Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual

• Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

 • Pie del grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

 Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

 • Pie del informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

INFORMES

MASCARAS DE ENTRADA

PARTES DE LA CONSULTA